Ręczne rozdzieranie dokumentów z danymi osobowymi nie wystarcza, by spełnić wymagania RODO. Jeśli w firmie przetwarzasz dane pracowników, klientów lub kontrahentów – potrzebujesz sprzętu, który pozwoli je trwale i bezpiecznie usunąć. Właśnie dlatego niszczarki do papieru stały się niezbędnym elementem wyposażenia biura. Sprawdź, jak wybrać urządzenie, które spełni normy prawne i zabezpieczy Twoją firmę przed karami.
Spis treści
Ochrona danych osobowych a obowiązek fizycznej utylizacji dokumentów
RODO jasno określa, że administrator danych musi chronić dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych. Dotyczy to także etapu ich usuwania. Ręczne rozrywanie dokumentów lub wyrzucanie ich w całości do kosza to poważne naruszenie przepisów, które może skutkować sankcjami finansowymi. Dokumentacja pracownicza, faktury, formularze z danymi – każda z tych form zawiera informacje podlegające ochronie.
Wdrożenie niszczarki do codziennej pracy biura eliminuje ryzyko wycieku danych w momencie ich kasacji. Wystarczy dobrać sprzęt zgodnie z wymaganym poziomem tajności i rzeczywistym wolumenem pracy, aby spełniać wymogi prawne i chronić interesy firmy.
Dlaczego ręczne niszczenie dokumentów nie wystarcza?
Rozrywanie kartki na cztery części nie zabezpiecza informacji – z punktu widzenia RODO to całkowicie nieskuteczna forma utylizacji. Dane wrażliwe nadal mogą zostać odczytane i wykorzystane, jeśli trafią w niepowołane ręce. Nawet pocięte fragmenty, które zawierają imię i nazwisko lub numer PESEL, nadal stanowią zagrożenie.
W przypadku kontroli urzędnik ocenia nie tylko to, czy dane są przechowywane zgodnie z zasadami, ale też czy zostały usunięte w sposób zgodny z przepisami. Bez odpowiedniego sprzętu nie da się udowodnić, że proces niszczenia przebiegał prawidłowo.
Jakie normy musi spełniać niszczarka w biurze zgodnym z RODO?
Zgodnie z normą DIN 66399, dokumenty zawierające dane osobowe powinny być niszczone co najmniej w klasie P-4, co oznacza cięcie na ścinki o powierzchni maksymalnej 160 mm². Tylko wtedy nie ma ryzyka odtworzenia treści. Sprzęt o niższym standardzie – np. tnący w paski – nie jest wystarczający dla dokumentów zawierających informacje wrażliwe.
W przypadku dokumentacji finansowej, kadr i administracji zaleca się wybór modeli, które oferują jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa i dużą wydajność. Niszczarka powinna też mieć zabezpieczenia termiczne i funkcję automatycznego zatrzymania przy przeciążeniu, co ogranicza ryzyko awarii.
Kiedy niszczarka staje się obowiązkowym wyposażeniem biura?
W każdej firmie, która przetwarza dane osobowe – nawet w niewielkiej skali – konieczne jest wdrożenie procedury bezpiecznego niszczenia dokumentów. Dotyczy to kancelarii prawnych, biur rachunkowych, gabinetów lekarskich, placówek edukacyjnych, a także sklepów czy punktów obsługi klienta.
Jeśli dokumenty zawierające dane klientów są skanowane, a wersje papierowe trafiają do kosza, ryzyko naruszenia przepisów RODO wzrasta kilkukrotnie. Posiadanie niszczarki w biurze nie jest wyborem, lecz obowiązkiem wynikającym z przepisów – i to takim, który można łatwo zrealizować, inwestując w odpowiedni sprzęt.
Jak wybrać niszczarkę do dokumentów zgodną z wymaganiami RODO?
Wybór urządzenia powinien być poprzedzony analizą:
-
Jak dużo dokumentów przetwarza firma?
-
Jakiego rodzaju dane są w nich zawarte?
-
Ilu użytkowników korzysta ze sprzętu?
Małe biura mogą postawić na modele o pojemności kosza do 30 litrów, które tną w standardzie P-4 i obsługują maksymalnie 8–10 kartek jednocześnie. Z kolei większe zespoły powinny inwestować w profesjonalne niszczarki automatyczne, z funkcją ciągłego podawania dokumentów, chłodzeniem silnika i zabezpieczeniem silnika przed przegrzaniem.
Na co zwrócić uwagę, wybierając sprzęt do biura?
Wybór niszczarki do biura nie powinien być przypadkowy. Odpowiedni model powinien odpowiadać na potrzeby firmy, uwzględniając zarówno liczbę dokumentów, jak i poziom ich wrażliwości. Przed zakupem zwróć uwagę na:
-
poziom bezpieczeństwa – najlepiej P-4 lub wyższy dla dokumentów zawierających dane osobowe,
-
wydajność – liczba arkuszy niszczonych jednorazowo i cykl pracy bez przerw,
-
typ cięcia – cięcie na ścinki zapewnia lepszą ochronę niż paskowe,
-
pojemność kosza – zbyt mały pojemnik w dużym biurze szybko stanie się uciążliwy,
-
możliwość niszczenia zszywek, spinaczy i kart plastikowych – to przydatna funkcja przy utylizacji różnych materiałów,
-
cicha praca – ważna w przestrzeniach, gdzie hałas przeszkadza w pracy,
-
łatwa obsługa i konserwacja – np. funkcja automatycznego cofania papieru przy zacięciu.